Cómo sortear la dificultad de delegar en las Pymes

Un empresario primero es un emprendedor, conoce cada punto de su empresa y hace las cosas bien, a su manera; a medida que pasa el tiempo la empresa toma mayor tamaño y requiere una estructura.

El primer paso es la incorporación de personal operativo que, por supuesto, el empresario va a intentar controlar de cerca para que todo siga funcionando correctamente.

Aparecen los primeros problemas: comienza a percibir que la operación no es igual, ni tan efectiva como esperaba y habitualmente piensa que es un problema del personal, sin cuestionarse si ha delegado de manera correcta.

Dolores de crecimiento

Los errores más comunes de un proceso no estructurado de delegación:

  • Realizar acciones aisladas de asignación de tareas, sin una expectativa consensuada de las responsabilidades y límites.

  • Delegar sin definir un método, un procedimiento para cada tarea.

  • Buscar gente en el mercado nueva, sin una definición de perfil requerido, amigos o familiares que podrían no adaptarse a la cultura de la empresa, pensando que de esa manera la autonomía aparecerá.

  • Brindar escaso apoyo durante las nuevas tareas asignadas.

Cómo puede un empresario Pyme aprender a delegar
Cómo puede un empresario Pyme aprender a delegar

Cómo puede un empresario Pyme aprender a delegar

La dificultad de delegar en forma efectiva genera que el negocio se estanque, que no crezca ordenadamente, el límite está en el mismo empresario que ha creado ese negocio, él se convierte en el "techo" de crecimiento de su empresa, ya que no le alcanza el tiempo.

Es un proceso estructurado, no es una suma de actividades puntuales o aisladas.

Cómo generar soluciones y avanzar

Es ideal comenzar el proceso con algunas preguntas como ¿el empresario o director debe estar en cuestiones de administración u operación diaria?

Si la respuesta es si, surge un nuevo cuestionamiento: ¿quién se encarga de pensar estratégicamente la continuidad de la empresa, su crecimiento, nuevos mercados, nuevos productos, la incorporación de metodologías profesionales, automatización, buscar inversores, etc.?

Si quien lidera está centrado en la actividad operativa diaria, indefectiblemente se aleja de la proyección y del crecimiento de su empresa.

¿Hay un método para delegar correctamente?

Delegar: armar un organigrama y encontrar un responsable para cada tarea a asignar
Delegar: armar un organigrama y encontrar un responsable para cada tarea a asignar

Delegar: armar un organigrama y encontrar un responsable para cada tarea a asignar

Delegar es el inicio de la profesionalización de las organizaciones. Si bien cada empresa es un mundo y cada dueño o fundador también, existe una metodología para hacerlo que tiene las siguientes etapas y pasos minimos.

Etapa 1) Organizar la estructura de la empresa

1) Armar un organigrama que establezca las funciones que la empresa requiere para operar en forma autónoma, independientemente de contar o no con los recursos humanos que ocupen cada posición.

2) Identificar responsables para cada una de las funciones del organigrama. El concepto de "responsable" no necesariamente es un Jefe que supervisa gente, es una persona que se encarga de una actividad punta a punta con autonomía.

3) Podría suceder que no existan perfiles en la empresa para algunas posiciones, en esos casos se requerirá, o bien seleccionar personal idóneo, o darle la oportunidad a alguna de las personas de la empresa que pudieran tener las competencias para ocuparlas en un nuevo rol de responsable.

4) Una vez que el organigrama del punto 1 tiene un responsable en cada función, es requerido definir la descripción de cada uno de esos puestos.

Etapa 2) Delegar en forma efectiva

Las dificultades de aprender a delegar en una Pyme
Las dificultades de aprender a delegar en una Pyme

Las dificultades de aprender a delegar en una Pyme

1) Con el organigrama y la descripción de cada puesto, el empresario debe definir las expectativas con el responsable de cada área, entre ellas, lograr la autonomía y cumplir con las necesidades del cliente externo o externo.

2) Luego deberá definir y documentar (con un nivel de detalle básico) los estándares de los procesos que ejecutará el responsable con s equipo a cargo. No es posible delegar correctamente si no hay un estándar (una forma consensuada y conocida) de las tareas que debe realizar el responsable del área, con un método consensuado previamente o proceso. La documentación de la secuencia del mismo se denomina habitualmente como procedimiento.

3) El empresario debe darle apoyo y seguimiento durante un tiempo, concentrándose en supervisar que el responsable del área respectiva cumpla con los procedimientos establecidos previamente.

4) En reuniones de avance periódicas se establecerán ajustes mutuos al procedimiento y a las expectativas definidas.

De esta forma el empresario logrará generar autonomía en cada una de las áreas de la empresa y elevar el "techo" para crecer en forma ordenada.

Delegar en forma efectiva es un proceso que demanda resiliencia y tenacidad, se parece mucho a construir o a emprender nuevamente dentro de la propia empresa.

Es difícil conseguir empleados "mágicos" que traigan autonomía desde afuera, delegar requiere elegir correctamente a las personas, pero además sistematicidad, tiempo y trabajo.

No todos los emprendedores llegan a empresarios, tampoco todas las empresas crecen en forma ordenada y con escala.

Delegar en forma efectiva es parte de la aventura de profesionalizar la PyME. ¿Es posible?: SI, muchas empresas que admiramos lo hicieron.

*Alejandro Oliverio es Socio de la Consultora BPS.